Datenschutzerklärung für 4Mail

Zuletzt aktualisiert: Oktober 2026

1. Wer verantwortlich ist

4Mail by robspace („4Mail“, „die App“) wird von Robert Poetzsch unter der Marke robspace entwickelt und veröffentlicht.

Robert Poetzsch
Brückenstr. 8A
65719 Hofheim am Taunus
Deutschland
E-Mail: support@robspace.de

Diese Erklärung beschreibt, welche Daten 4Mail verarbeitet, wo sie liegen und wer sie sieht. Sie gilt für 4Mail auf iPhone, iPad und Mac.

2. Kurzfassung

• 4Mail ist ein E-Mail-Programm für dein Gmail-Konto und, wenn du willst, weitere IMAP-Konten. Deine Mails holt und sendet die App direkt bei Google bzw. deinem Mailanbieter. Es gibt keinen Server von robspace, über den deine Mails laufen oder auf dem sie liegen.
• Wir (robspace) bekommen keine deiner Mails, Kontakte, Termine oder Zugangsdaten zu sehen. Wir können es technisch nicht.
• 4Mail enthält keine Analyse-Tools, keine Werbung, kein Tracking, keine Absturz-SDKs und keine SDKs von Drittanbietern. Gebaut ist die App mit Apples Frameworks; für IMAP nutzt sie zusätzlich Apples quelloffene Netzwerk-Bibliotheken (SwiftNIO), die nur die Verbindung zu deinem Mailanbieter herstellen.
• Alles, was die App speichert, liegt auf deinem Gerät, außer du gibst selbst etwas weiter (etwa einen Anhang oder ein PDF einer Mail, Abschnitt 3.5). Beim Abmelden löscht 4Mail Anmeldung und Mail-Daten von diesem Gerät; den Zugriff bei Google beendest du auf Wunsch für alle Geräte (Abschnitt 3.8).
• Optional (Standard: aus) gleicht 4Mail deine Einstellungen und ToDos über deine private iCloud zwischen deinen Geräten ab. Mailinhalte, Betreffs und Zugangsdaten gehen nie nach iCloud (Abschnitt 12).
• KI-Zusammenfassungen entstehen auf dem Gerät mit Apple Intelligence. Deine Mails verlassen das Gerät dafür nicht.

3. Google-Nutzerdaten

Dieser Abschnitt beschreibt, wie 4Mail auf Daten aus deinem Google-Konto zugreift, sie nutzt, speichert und weitergibt.

3.1 Zugriff

Du meldest dich in 4Mail mit deinem Google-Konto an. Die Anmeldung läuft über Googles eigene Anmeldeseite; dein Google-Passwort gibst du nur dort ein, 4Mail sieht es nie. Danach fragt Google, ob du 4Mail den Zugriff erlaubst.

4Mail fragt genau eine Berechtigung an: https://www.googleapis.com/auth/gmail.modify („E-Mails in deinem Gmail-Konto lesen, verfassen und senden“). Diese Berechtigung erlaubt kein endgültiges Löschen von Mails; gelöschte Mails landen im Gmail-Papierkorb. 4Mail fragt keine weiteren Google-Dienste an (kein Kalender, kein Drive, keine Kontakte, kein Profil).

3.2 Welche Daten 4Mail von Google abruft

• Mails und Konversationen: Kopfzeilen (Absender, Empfänger, Betreff, Datum, technische Kopfzeilen wie Delivered-To und List-Unsubscribe), Mailtext, Vorschautext und Anhänge, wenn du eine Mail oder einen Anhang öffnest.
• Metadaten: Thread- und Nachrichten-IDs, Labels einer Mail, Gelesen-Status, Änderungsverlauf (historyId) für den Abgleich.
• Labels: Namen und Zähler deiner Gmail-Labels (ungelesen/gesamt).
• Absender-Identitäten: deine „Senden als“-Adressen mit Anzeigename, Antwortadresse und Signatur (Gmail-Einstellung sendAs).
• Profil des Postfachs: deine Gmail-Adresse und den aktuellen Abgleich-Stand (users.getProfile).
• Suchergebnisse: Wenn du suchst, schickt 4Mail deinen Suchbegriff an Gmail und erhält die passenden Konversationen.

3.3 Wofür 4Mail diese Daten nutzt

Ausschließlich für die Funktionen, die du in der App siehst und bedienst:

• Mails anzeigen, lesen, durchsuchen und in Fächern (nach Label oder nach Empfängeradresse) sortiert darstellen.
• Mails als gelesen/ungelesen markieren, archivieren, in ein Fach verschieben, Labels setzen, in den Papierkorb legen oder daraus zurückholen. Diese Änderungen schickt 4Mail an Gmail.
• Mails schreiben, beantworten und weiterleiten, auch mit einer deiner „Senden als“-Adressen. Gesendet wird über Gmail.
• ToDos: Wenn du eine Mail zum ToDo machst, legt 4Mail in deinem Gmail-Konto das Label „4Mail/ToDo“ an (einmalig) und setzt es an der Mail. Fälligkeit und Notiz bleiben auf dem Gerät.
• Zählungen auf dem Gerät: ungelesene Mails je Fach, unbeantwortete persönliche Mails, Newsletter-Bündel für den Briefing-Reiter.
• KI-Zusammenfassungen auf dem Gerät (Abschnitt 5).
• Lokale Mitteilungen über neue Mails (Abschnitt 8).
• Newsletter abmelden, wenn du es bestätigst (Abschnitt 9).
• Terminvorschläge aus Datumsangaben in Mails, die du im Kalender-Editor bestätigst (Abschnitt 7).
• Ein PDF aus einer Mail oder Konversation erstellen, wenn du „PDF erstellen“ tippst, damit du es selbst teilst oder sicherst (Abschnitt 3.5).

4Mail nutzt Google-Nutzerdaten nicht für Werbung, nicht für Profilbildung, nicht zum Training oder zur Verbesserung von KI- oder Machine-Learning-Modellen und nicht für andere Zwecke als die oben genannten Funktionen.

3.4 Wo die Daten liegen

Nur auf deinem Gerät, in der Datenbank der App (SwiftData) und einem Suchindex (SQLite) im eigenen Speicher der App. Auf iPhone und iPad ist der Ordner durch die Datenschutzklasse von iOS verschlüsselt (verfügbar nach der ersten Entsperrung); auf dem Mac schützt ihn die Sandbox der App und, wenn eingeschaltet, FileVault. Der Ordner ist von der Gerätesicherung (iCloud-Backup, Finder-Backup, Time Machine) ausgenommen. Einzelheiten stehen in Abschnitt 4.

Schaltest du iCloud-Sync ein, legt 4Mail zusätzlich Einstellungen, ToDos und Kennungen (z. B. Thread-IDs von Mail-ToDos und Gmail-Label-IDs) in deiner privaten iCloud-Datenbank ab, aber keine Mailinhalte. Was genau dort liegt, steht in Abschnitt 12.

Der Zugangsschlüssel von Google (Refresh-Token) liegt im Schlüsselbund des Geräts, mit der Einstellung „nur dieses Gerät“: Er wird weder per iCloud-Schlüsselbund synchronisiert noch in Gerätesicherungen übernommen. Der kurzlebige Zugriffsschlüssel liegt nur im Arbeitsspeicher.

Die Verbindung zu Google läuft verschlüsselt (HTTPS) und ohne Netzwerk-Cache.

3.5 Weitergabe

4Mail gibt Google-Nutzerdaten an niemanden weiter: nicht an robspace, nicht an Werbenetzwerke, Datenhändler oder sonstige Dritte. Es gibt keinen Verkauf von Daten.

Daten verlassen das Gerät nur in diesen Fällen, jeweils weil du es auslöst:

• an Google, wenn 4Mail deine Änderungen, gesendeten Mails oder Suchanfragen an Gmail schickt;
• in deine private iCloud-Datenbank bei Apple, wenn du iCloud-Sync einschaltest: nur die in Abschnitt 12 genannten Einstellungen, ToDos und Kennungen, keine Mailinhalte. Zugriff hast nur du über deine Apple-ID; robspace kann diese Datenbank nicht einsehen;
• an den Newsletter-Absender, wenn du eine Abmeldung bestätigst (Abschnitt 9);
• in Apples Kalender auf deinem Gerät, wenn du einen Terminvorschlag im Kalender-Editor speicherst (Abschnitt 7). Was danach mit dem Termin geschieht, richtet sich nach dem Kalenderkonto, das du dort wählst;
• an Apps, Personen oder Orte, die du im Teilen-Menü wählst, wenn du einen Anhang öffnest, teilst oder sicherst;
• an Apps, Personen oder Orte, die du wählst, wenn du ein PDF aus einer Mail erstellst (siehe unten).

PDF aus einer Mail: In einer Mail macht „…“ → „PDF erstellen“ (auf dem Mac auch Ablage → „Als PDF exportieren …“) aus der geöffneten Mail oder der ganzen Konversation ein PDF. Das PDF entsteht auf dem Gerät; kein Server von robspace oder anderen ist beteiligt. Es enthält, was die Leseansicht zeigt: Betreff (auch als PDF-Titel), Absender, Empfänger (An, Cc; nie Bcc), Datum, Mailtext, Links und eingebettete Bilder; Anhänge werden nur mit Namen aufgeführt, nicht beigefügt. Bilder aus dem Internet erscheinen nur bei Mails, deren Bilder die Leseansicht lädt (Abschnitt 10); für das PDF lädt 4Mail sie erneut direkt von den Servern des Absenders. Das PDF verlässt das Gerät nur, wenn du auf die Teilen-Taste tippst und im Teilen-Menü des Systems ein Ziel wählst (etwa Dateien, AirDrop, Mail, Nachrichten oder eine andere App) oder es auf dem Mac mit „Sichern …“ an einem Ort deiner Wahl ablegst. 4Mail wählt keinen Empfänger und verschickt das PDF nie von sich aus. Ab dann hat die App, der Dienst oder die Person, die du gewählt hast, eine Kopie, nach deren eigenen Regeln; eine auf dem Mac gesicherte Kopie bleibt dort, bis du sie löschst. Die temporäre Datei in der App wird gelöscht, wenn du die PDF-Ansicht schließt, beim nächsten Start und beim Abmelden (Abschnitt 4).

3.6 Keine Menschen lesen mit

Niemand bei robspace liest deine Mails oder andere Google-Daten. Wir haben keinen Zugang dazu. Wenn du uns für den Support selbst eine Mail weiterleitest, sehen wir nur das, was du schickst.

3.7 Limited Use

The use of information received from Google Workspace scopes will adhere to the Google User Data Policy, including the Limited Use requirements.

(Übersetzung: Die Nutzung von Informationen, die 4Mail über Google-Workspace-Berechtigungen erhält, hält sich an die Google User Data Policy einschließlich der Anforderungen an die eingeschränkte Nutzung („Limited Use“).)

Quellen: Google Workspace API User Data and Developer Policy, Google API Services User Data Policy.

3.8 Zugriff widerrufen und Daten löschen

• Auf diesem Gerät abmelden: Einstellungen → Abmelden → „Abmelden, eigene ToDos behalten“ bzw. „Abmelden und eigene ToDos löschen“, oder Einstellungen → Konten → „Konto entfernen“. 4Mail löscht dabei den Zugangsschlüssel und die Mail-Daten von diesem Gerät (Abschnitt 6). Den Zugriff bei Google widerruft das bewusst nicht: Googles Widerruf gilt für das ganze Google-Konto und würde 4Mail auch auf deinen anderen Geräten abmelden.
• Zugriff auf allen Geräten beenden: Einstellungen → Abmelden → „Abmelden und Zugriff auf allen Geräten beenden“. 4Mail meldet sich auf diesem Gerät ab und widerruft den Zugriff bei Google (oauth2.googleapis.com/revoke); danach ist 4Mail auf jedem iPhone, iPad und Mac mit diesem Google-Konto abgemeldet. Bist du offline, merkt sich 4Mail den Widerruf und holt ihn nach, sobald das Gerät wieder online ist (meldest du dich vorher neu an, entfällt er).
• Bei Google: jederzeit unter https://myaccount.google.com/permissions → 4Mail by robspace → Zugriff entfernen. Danach kann 4Mail auf keinem Gerät mehr auf dein Postfach zugreifen; die Daten auf den Geräten löschst du durch Abmelden oder Löschen der App. Dort entfernst du auch eine Freigabe, die bei der Anmeldung unvollständig erteilt wurde (z. B. Gmail-Häkchen abgewählt): 4Mail verwirft eine solche Anmeldung auf dem Gerät, widerruft sie aber nicht selbst.
• App löschen: Auf iPhone und iPad löscht iOS mit der App alle Daten der App auf dem Gerät einschließlich der Einstellungen. Auf dem Mac bleiben die Daten im Container der App (~/Library/Containers/RobEarth.-Mail), bis du sie entfernst. Den Schlüsselbund-Eintrag entfernt das System nicht in jedem Fall; melde dich daher vor dem Löschen in der App ab oder widerrufe den Zugang bei Google.
• iCloud: Daten in deiner iCloud löschst du in 4Mail unter Einstellungen → iCloud → „Daten aus iCloud löschen“ (Abschnitt 12).

4. Was 4Mail auf dem Gerät speichert

Merker zu deinem Konto (im Mail-Ordner, von der Gerätesicherung ausgenommen): Absenderadressen, die du als wichtig markiert hast; Absender, bei denen du „keine Antwort nötig“ gewählt hast (mit Zähler); eigene Adressen, die du vom Briefing ausgeschlossen hast; Absenderadressen, deren Bilder du immer laden willst („Vertrauenswürdige Absender“); ausgeblendete Hinweise „Antwort fällig“ (Thread-ID und Datum der letzten Nachricht); ausgeblendete Terminvorschläge und die Zuordnung „aus dieser Mail angelegter Termin“ (Thread-ID zu Termin-ID); die Kennungen bereits gemeldeter Nachrichten (damit keine Mitteilung doppelt kommt); deine letzten Suchbegriffe.

Allgemeine Einstellungen (UserDefaults): deine Wahl zu Briefing-Zeiten und -Inhalt, KI an/aus, Mitteilungen, Kalendervorschlägen, ToDo-Standardfälligkeit und -Ansicht, Darstellung, Anzeige nach dem Archivieren, die App-Version für „Was ist neu“, ob iCloud-Sync an ist und für welche Bereiche, sowie die Liste der Newsletter, bei denen du dich über 4Mail abgemeldet hast, und der Name, mit dem dich das Briefing begrüßt (beides wird beim Abmelden gelöscht). Absenderadressen oder Mailinhalte liegen hier nicht.

Protokoll teilen: Unter Einstellungen → iCloud → Abgleich im Detail kannst du das Abgleich-Protokoll mit „Protokoll teilen“ als Text über das Teilen-Menü weitergeben, etwa an unseren Support. Das geschieht nur, wenn du es selbst auslöst, und geht nur an den Empfänger, den du wählst. Der Text enthält nur die Angaben aus der Zeile „Abgleich-Protokoll“ oben, keine Mailinhalte, Adressen oder Betreffs. 4Mail sendet das Protokoll nie von sich aus.

Abgleich-Protokoll, Auftrags-Protokoll und Sicherungskopien liegen im Mail-Ordner und werden beim Abmelden mit ihm gelöscht. Entfernst du ein einzelnes Konto, löscht 4Mail die Sicherungskopien ebenfalls, weil sie Daten dieses Kontos enthalten können.

5. Zusammenfassungen mit Apple Intelligence

Ist Apple Intelligence auf deinem Gerät verfügbar und in 4Mail eingeschaltet (Einstellungen → Briefing & KI), lässt 4Mail einzelne Mails vom Sprachmodell auf dem Gerät (Apple Foundation Models) zusammenfassen und einschätzen, ob eine Antwort erwartet wird und ob eine Antwortfrist genannt ist. Dabei gilt:

• Es wird nur das Modell auf dem Gerät genutzt, nicht Apples „Private Cloud Compute“ und kein anderer Server. Der Mailtext verlässt das Gerät dafür nicht.
• 4Mail sendet keine Mailinhalte als Feedback an Apple und trainiert kein Modell.
• Zahlen im Briefing (offene Antworten, ToDos, Termine, Newsletter) zählt 4Mail selbst, ohne KI.
• Die Ergebnisse liegen im Zwischenspeicher (Abschnitt 4) und werden mit der Mail bzw. beim Abmelden gelöscht.
• Die KI kann sich irren. Jede Zeile im Briefing führt zur Quelle.

Du kannst die KI-Funktionen jederzeit ausschalten; das Briefing zählt dann ohne KI weiter.

6. Abmelden: was gelöscht wird und was bleibt

Beim Abmelden (Einstellungen → Abmelden) löscht 4Mail den Zugangsschlüssel aus dem Schlüsselbund dieses Geräts und löscht vom Gerät: beide App-Datenbanken mit allen Mail-Daten und ToDos zu Mails, den Suchindex, das Briefing, die Label-Liste, geöffnete Anhänge und PDFs, das Abgleich-Protokoll, die Liste abgemeldeter Newsletter, die letzten Suchbegriffe, Netzwerk- und Web-Zwischenspeicher, alle Merker zu deinem Konto (Abschnitt 4), den Abgleich-Stand für iCloud, die Begrüßungs-Einstellung und die iCloud-Schalter dieses Geräts, und setzt das App-Symbol-Zählerabzeichen zurück. Bei Google widerrufen wird der Zugriff nur mit der Auswahl „Abmelden und Zugriff auf allen Geräten beenden“ (Abschnitt 3.8).

Bestehen bleiben nur die allgemeinen Einstellungen ohne Bezug zu Mails (Abschnitt 4). Eigene ToDos ohne Mail behält 4Mail nur, wenn du das beim Abmelden wählst.

Daten in deiner iCloud löscht das Abmelden nicht, damit deine anderen Geräte sie behalten. Willst du sie entfernen, nutze vor dem Abmelden Einstellungen → iCloud → „Daten aus iCloud löschen“ (Abschnitt 12).

7. Kalender

Für die Agenda (Termine neben Mails und ToDos) fragt 4Mail nach Zugriff auf deine Kalender. Gibst du ihn, liest 4Mail deine Termine nur auf dem Gerät; sie werden nirgendwohin übertragen. 4Mail ändert keine bestehenden Termine.

Erkennt 4Mail in einer Mail ein Datum, kann die App einen Termin vorschlagen. Gespeichert wird er nur, wenn du ihn bestätigst: auf iPhone und iPad in Apples Kalender-Editor, auf dem Mac in einem Termin-Formular von 4Mail. Dort wählst du auch den Kalender. Liegt dieser Kalender bei einem Online-Dienst (z. B. iCloud oder Google Kalender), synchronisiert das System den Termin dorthin nach den Regeln dieses Dienstes.

Den Kalenderzugriff kannst du jederzeit in den iOS-Einstellungen entziehen.

8. Mitteilungen und Abruf im Hintergrund

4Mail fragt neue Mails im Hintergrund ab, wann iOS bzw. macOS es zulässt. Es gibt keinen Push-Server von robspace (ist iCloud-Sync an, meldet Apples iCloud dem Gerät per stiller Mitteilung, dass sich Einstellungen oder ToDos geändert haben): Mitteilungen über neue Mails, das Morgen-/Abend-Briefing und den Hinweis „Bitte erneut anmelden“ erzeugt die App lokal auf dem Gerät mit Apples Mitteilungssystem.

Je Fach wählst du, ob Mitteilungen kommen und ob sie eine Vorschau zeigen (Absender, Betreff, Empfängeradresse). Mit Vorschau sind diese Angaben auf dem Sperrbildschirm sichtbar, je nach deinen iOS-Einstellungen. Ohne Vorschau steht dort nur „Neue Mail in …“.

Das Vorrechnen von KI-Zusammenfassungen im Hintergrund läuft nur, wenn das Gerät am Strom ist.

9. Newsletter abmelden

Bietet ein Newsletter eine Abmeldung an (Kopfzeile List-Unsubscribe), zeigt 4Mail einen Knopf dafür. Abgemeldet wird nur nach deiner Bestätigung in einem Dialog, der das Ziel nennt:

• Ein-Klick-Abmeldung (RFC 8058): 4Mail schickt eine einzelne Anfrage an die Adresse, die der Absender angegeben hat. Sie enthält nur List-Unsubscribe=One-Click, keine Cookies und keine Daten aus deinem Konto. Der Server des Absenders sieht dabei, wie bei jedem Abruf, deine IP-Adresse. 4Mail bietet diesen Weg nur an, wenn die Mail eine zum Absender passende DKIM-Signatur trägt, und lehnt Ziele im lokalen Netz ab.
• Abmeldung per Mail: 4Mail öffnet eine vorausgefüllte Mail an die angegebene Adresse in seinem eigenen Editor. Du prüfst sie und sendest sie selbst über dein Gmail-Konto.
• Abmeldung auf einer Webseite: 4Mail öffnet die Seite in einem Browser (auf iPhone und iPad in einer Safari-Ansicht innerhalb der App); was du dort eingibst, geht an den Betreiber der Seite.

Für die Verarbeitung beim Newsletter-Absender gilt dessen Datenschutzerklärung.

10. Bilder und Links in Mails

Bilder und andere Inhalte, die eine Mail aus dem Internet nachladen würde (z. B. Zählpixel), blockiert 4Mail standardmäßig. Skripte in Mails laufen nie. Tippst du bei einer Mail auf „Bilder laden“, lädt 4Mail die Bilder dieser Mail von den Servern des Absenders; diese sehen dann deine IP-Adresse und den Zeitpunkt, und Zählpixel verraten, dass du die Mail geöffnet hast.

Mit „Immer laden von …“ nimmst du eine Absenderadresse in deine Liste vertrauenswürdiger Absender auf (genaue Adresse, keine ganze Domain; verwalten unter Einstellungen → Lesen → Vertrauenswürdige Absender). Bei Mails dieser Absender lädt 4Mail die Bilder dann automatisch, direkt von deren Servern, ohne Zwischenserver; diese Absender erfahren also bei jeder Mail, wann du sie öffnest. Automatisch geladen wird nur, wenn dein eigener Mailanbieter den Absender bestätigt hat (DMARC bestanden oder SPF/DKIM passend zur Absenderdomain, ausgewertet aus den Prüfvermerken Authentication-Results der Mail). Das Ergebnis dieser Prüfung speichert 4Mail je Mail nur auf dem Gerät. Ist ein Absender nicht bestätigt, bleiben die Bilder blockiert („Absender nicht bestätigt – Bilder blockiert“), und du kannst sie mit „Bilder trotzdem laden“ einzeln laden. Die Liste liegt bei den Merkern deines Kontos (Abschnitt 4), wird beim Abmelden gelöscht und geht mit iCloud-Sync nur als Prüfsumme nach iCloud (Abschnitt 12).

Links in Mails öffnet 4Mail erst nach Rückfrage mit Anzeige des Ziels, und zwar in deinem Browser. Dort gilt die Datenschutzerklärung der jeweiligen Seite.

In den Einstellungen verlinkt 4Mail außerdem die Community-Seite auf github.com („Community & Feedback“), diese Website und für iCloud Mail die Apple-Seiten zu app-spezifischen Passwörtern (account.apple.com, support.apple.com). Ein Tipp öffnet die Seite im Browser; die App selbst sendet dabei nichts.

11. Demo ohne Konto

Im Demo-Modus („Erst mal ansehen – Demo ohne Konto“) zeigt 4Mail erfundene Beispielmails. Es gibt keine Verbindung zu Google, und die Demo-Daten liegen nur im Arbeitsspeicher.

12. iCloud-Sync (optional)

iCloud-Sync ist standardmäßig aus. Du schaltest ihn unter Einstellungen → iCloud ein und wählst dort, welche Bereiche abgeglichen werden. Dann legt 4Mail die unten genannten Daten in der privaten CloudKit-Datenbank deiner Apple-ID ab, damit deine anderen Geräte mit derselben Apple-ID und demselben Gmail-Konto sie übernehmen. Es gibt dabei keinen Server von robspace; robspace hat keinen Zugriff auf deine private iCloud-Datenbank.

Was in deiner iCloud liegen kann (je nach gewählten Bereichen):

• Fächer: Art, Gmail-Label-ID, eigener Name, Reihenfolge, Größe, Farbe, Symbol, Standardabsender, Mitteilungs- und ToDo-Einstellungen; gespeicherte Suchen mit deinem Suchtext (Personen darin nur als Prüfsumme, ohne Namen).
• Adressen: Spitzname, Kürzel und Farbe deiner eigenen Adressen.
• ToDos: eigene ToDos vollständig (Titel, Notiz, Fälligkeit, Status). Bei ToDos zu Mails nur die Thread-ID der Mail, Fälligkeit, deine Notiz, Status und einen Titel, den du selbst getippt hast, nie den Betreff.
• Briefing und Einstellungen: Zeiten, Inhalte, KI an/aus, Begrüßungsname, ToDo-Standards; wichtige Absender, „keine Antwort nötig“, ausgeschlossene eigene Adressen und vertrauenswürdige Absender für Bilder (alle nur als Prüfsumme); ausgeblendete Antwort-Hinweise (Thread-ID und Datum der letzten Nachricht).

E-Mail-Adressen (deine und die von Absendern) und das Konto selbst stehen in iCloud nur als Prüfsumme (HMAC-SHA256 mit einem zufälligen Schlüssel, der nur in deiner privaten iCloud-Datenbank liegt). Aus der Prüfsumme lässt sich die Adresse nicht zurückrechnen.

Was nie nach iCloud geht: Zugangsdaten und Tokens, Mailtexte, Betreffs, Vorschautexte, Anhänge, Absendernamen, Adressen im Klartext, KI-Zusammenfassungen, Briefings, der Suchindex und der Abgleich-Stand mit Gmail.

Uhrzeit: Weicht die Uhr deines Geräts um mehr als fünf Minuten von der Zeit der iCloud-Server ab, versieht 4Mail Änderungen mit der iCloud-Zeit, damit der Abgleich zwischen Geräten die richtige Reihenfolge erkennt. Die gemessene Abweichung steht im Abgleich-Protokoll.

Verschlüsselung: Die Inhalte jedes Datensatzes speichert 4Mail in CloudKit-Feldern, die auf dem Gerät verschlüsselt werden (encryptedValues). Hast du für deine Apple-ID den Erweiterten Datenschutz (Advanced Data Protection) eingeschaltet, hast nur du die Schlüssel; ohne ihn liegen die Schlüssel bei Apple, und die Daten sind bei der Übertragung und auf Apples Servern verschlüsselt. Technische Namen der Datensätze und Bereiche (z. B. eine Gmail-Label-ID, eine Thread-ID oder eine Prüfsumme) verschlüsselt CloudKit nicht gesondert. Für iCloud gilt die Datenschutzerklärung von Apple.

Ausschalten und Löschen: Unter Einstellungen → iCloud kannst du den Abgleich ausschalten und dabei die Daten in iCloud behalten oder löschen. „Daten aus iCloud löschen“ entfernt wahlweise die Daten dieses Kontos oder alles von 4Mail aus deiner iCloud. Die Daten auf deinen Geräten bleiben dabei erhalten; andere Geräte behalten ihre eigene Kopie. Abmelden löscht die iCloud-Daten nicht (Abschnitt 6).

13. Andere Mailanbieter (IMAP)

Neben Gmail kannst du in 4Mail Konten anderer Anbieter hinzufügen, die IMAP und SMTP anbieten (z. B. iCloud Mail, GMX, web.de, T-Online, Posteo, mailbox.org). Auch Gmail und Google Workspace lassen sich auf diesem Weg verbinden, mit einem App-Passwort, das du in deinem Google-Konto erstellst (nur mit 2-Schritt-Bestätigung; bei Workspace nur, wenn dein Admin es erlaubt). Dabei nutzt 4Mail keine Google-Programmierschnittstelle und keine Google-Berechtigung, sondern die normalen Server imap.gmail.com und smtp.gmail.com; dein eigentliches Google-Passwort fragt 4Mail nie ab. Outlook.com, Hotmail und Microsoft 365 verbindest du über „Mit Microsoft anmelden“ (Abschnitt 14). Proton Mail wird nicht unterstützt. Abschnitt 3 (Google-Nutzerdaten) gilt für Gmail-Konten, die du mit „Mit Google anmelden“ verbindest; für IMAP-Konten, auch Gmail per App-Passwort, gilt dieser Abschnitt. Die Zusagen aus Abschnitt 3.3–3.6 (keine Weitergabe, kein Verkauf, keine Werbung, kein KI-Training, niemand liest mit) gelten für IMAP-Konten genauso.

• Verbindung: 4Mail verbindet sich direkt mit den Servern deines Anbieters, ausschließlich verschlüsselt (TLS ab Version 1.2 bzw. STARTTLS als Pflicht). Bietet ein Server keine Verschlüsselung an oder scheitert sie, bricht 4Mail ab; es gibt keinen Rückfall auf unverschlüsselte Verbindungen und kein „Zertifikat trotzdem annehmen“. Kein Server von robspace ist beteiligt.
• Passwort: Dein Passwort (bei iCloud Mail ein app-spezifisches Passwort, bei Gmail und Google Workspace ein App-Passwort von Google) liegt nur im Schlüsselbund dieses Geräts mit der Einstellung „nur dieses Gerät“: nie im iCloud-Schlüsselbund, nie in Gerätesicherungen, nie in der iCloud-Sync. Auf jedem weiteren Gerät gibst du es selbst ein.
• Einrichtung (Autokonfiguration): Um die Serveradressen zu finden, nutzt 4Mail zuerst eine eingebaute Tabelle bekannter Anbieter (zusammengestellt aus deren offiziellen Hilfeseiten). Steht deine Domain nicht darin, fragt 4Mail per DNS den Mailserver-Eintrag (MX) deiner Domain ab; liegt sie bei einem Anbieter aus der Tabelle, nimmt 4Mail dessen Server. Sonst fragt 4Mail die Einrichtungsdatei beim Anbieter deiner Domain ab (https://autoconfig.<domain>/… und https://<domain>/.well-known/autoconfig/…) und danach die DNS-SRV-Einträge der Domain. Dabei gehen nur die Domain deiner Adresse (der Teil nach „@“) und, wie bei jedem Abruf, deine IP-Adresse an den Server der Domain bzw. an deinen DNS-Server; keine Zugangsdaten, keine Cookies. Eine zentrale Anbieter-Datenbank im Internet fragt 4Mail nicht ab, und Serveradressen aus DNS-SRV-Einträgen zeigt 4Mail dir nur als Vorschlag zur Bestätigung an. Du kannst die Server auch selbst eintragen.
• Was 4Mail abruft und speichert: Ordner, Kopfzeilen, Mailtexte und Anhänge wie bei Gmail (Abschnitte 3.2–3.4 und 4 gelten entsprechend): im Zwischenspeicher der App, einem Suchindex und einer Index-Datei je Konto, alles im Mail-Ordner des Geräts, verschlüsselt und von der Gerätesicherung ausgenommen. Die Kontoliste (Adresse, Anzeigename, Server, Benutzername, gewählter Archiv-Ordner, ohne Passwort) liegt ebenfalls dort.
• Was 4Mail auf dem Server ändert: gelesen/ungelesen und markiert (IMAP-Flags), Verschieben in Ordner, Archiv und Papierkorb, sowie für ToDos das IMAP-Schlüsselwort $ToDo an der Mail. Gesendet wird über den SMTP-Server deines Anbieters; eine Kopie legt 4Mail in deinen Gesendet-Ordner, wenn der Anbieter das nicht selbst tut. Suchst du, kann 4Mail die Suche an den Server deines Anbieters schicken.
• IMAP-Konto entfernen (Einstellungen → Konten → „Konto entfernen“): 4Mail löscht das Passwort aus dem Schlüsselbund und alle Daten dieses Kontos vom Gerät (Zwischenspeicher, Suchindex, Index-Datei, Eintrag in der Kontoliste). Die Mails auf dem Server bleiben unverändert.
• iCloud-Sync: Für IMAP-Konten gilt Abschnitt 12 entsprechend, mit einem eigenen Bereich je Konto (benannt nach der Prüfsumme der Adresse). Anstelle der Gmail-Label-ID steht bei Fächern der Name des IMAP-Ordners; Serverdaten und Passwörter werden nie synchronisiert.

Für die Verarbeitung bei deinem Mailanbieter gilt dessen Datenschutzerklärung.

14. Microsoft-Konten (Outlook.com, Hotmail, Live, MSN, Microsoft 365)

Konten von Microsoft verbindest du mit „Mit Microsoft anmelden“. Ein Passwort gibst du dabei nur auf Microsofts eigener Anmeldeseite ein; 4Mail sieht es nie.

• Anmeldung: OAuth 2.0 mit PKCE über login.microsoftonline.com, ohne Microsoft-SDK und ohne Server von robspace. 4Mail fragt diese Berechtigungen an: Mails per IMAP lesen und bearbeiten (IMAP.AccessAsUser.All), Mails per SMTP senden (SMTP.Send), dauerhaften Zugriff (offline_access) sowie openid, email und profile. Aus der Anmeldung übernimmt 4Mail nur deine E-Mail-Adresse und die Kennung deiner Organisation (bei Arbeits- und Schulkonten), um die richtigen Server zu wählen. Bei Arbeits- oder Schulkonten kann dein Administrator 4Mail erst freigeben müssen.
• Verbindung: Mails holt und ändert 4Mail per IMAP bei outlook.office365.com, gesendet wird per SMTP über smtp-mail.outlook.com (private Konten) bzw. smtp.office365.com (Microsoft 365), jeweils verschlüsselt und direkt vom Gerät.
• Zugangsschlüssel: Den dauerhaften Schlüssel (Refresh-Token) speichert 4Mail nur im Schlüsselbund dieses Geräts mit der Einstellung „nur dieses Gerät“: nie im iCloud-Schlüsselbund, nie in Gerätesicherungen, nie in der iCloud-Sync. Der kurzlebige Zugriffsschlüssel liegt nur im Arbeitsspeicher.
• Was 4Mail abruft, speichert und auf dem Server ändert: wie bei IMAP-Konten (Abschnitt 13): Ordner, Kopfzeilen, Mailtexte und Anhänge nur auf dem Gerät, Änderungen (gelesen, verschieben, Archiv, Papierkorb, $ToDo) auf Microsofts Server. Die Zusagen aus Abschnitt 3.3–3.6 gelten genauso.
• Empfänger: Microsoft als dein Mailanbieter. Es gilt die Datenschutzerklärung von Microsoft.
• Entfernen und Widerruf: Einstellungen → Konten → „Konto entfernen“ löscht den Zugangsschlüssel und alle Daten des Kontos vom Gerät. Den Zugriff bei Microsoft widerrufst du selbst: bei privaten Konten unter https://account.live.com/consent/Manage, bei Arbeits- und Schulkonten über die App-Übersicht deines Kontos oder deinen Administrator.

15. Keine Analyse, keine Werbung, keine Drittanbieter

4Mail enthält keine Analyse-, Tracking-, Werbe- oder Absturz-SDKs. Außer Apples Frameworks enthält die App nur Apples quelloffene Bibliotheken SwiftNIO (swift-nio, swift-nio-ssl, swift-nio-transport-services, swift-nio-imap) sowie swift-collections, swift-atomics und swift-system für IMAP und SMTP; sie senden keine Daten an Dritte. 4Mail verfolgt dich nicht über Apps oder Websites anderer Anbieter hinweg und nutzt keine Werbe-ID.

Unabhängig von 4Mail stellt Apple App-Entwicklern Absturzberichte und Nutzungsstatistiken bereit, wenn du in den Systemeinstellungen zugestimmt hast, „mit App-Entwicklern zu teilen“ (iPhone/iPad: Einstellungen → Datenschutz & Sicherheit → Analyse & Verbesserungen; Mac: Systemeinstellungen → Datenschutz & Sicherheit → Analyse & Verbesserungen). Das steuerst du dort.

16. Rechtsgrundlagen und deine Rechte

robspace erhebt über 4Mail keine personenbezogenen Daten auf eigenen Systemen. Die Verarbeitung in der App findet auf deinem Gerät statt, unter deiner Kontrolle und auf deine Anweisung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO: Bereitstellung der von dir genutzten Funktionen). Für dein Google-Konto gilt die Datenschutzerklärung von Google, für IMAP-Konten die deines Mailanbieters, für Microsoft-Konten die von Microsoft, für den App Store die von Apple.

Schreibst du uns an support@robspace.de, verarbeiten wir deine Nachricht, um sie zu beantworten (Art. 6 Abs. 1 lit. b bzw. f DSGVO), und löschen sie, wenn sie erledigt ist und keine Aufbewahrungspflicht besteht.

Du hast das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit und Widerspruch (Art. 15–21 DSGVO) sowie das Recht, dich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren, etwa beim Hessischen Beauftragten für Datenschutz und Informationsfreiheit. Da wir keine Daten aus der App erhalten, kannst du die meisten dieser Rechte direkt in der App ausüben (Abmelden, Löschen).

17. Kinder

4Mail richtet sich nicht an Kinder. Für die Anmeldung gelten die Altersgrenzen deines Google-Kontos.

18. Änderungen

Ändern wir diese Erklärung, aktualisieren wir diese Seite und das Datum oben. Will 4Mail künftig auf Google-Daten zugreifen oder sie nutzen in einer Weise, die hier nicht beschrieben ist, fragt die App dich vorher nach deiner Zustimmung.

19. Kontakt

Fragen zum Datenschutz: support@robspace.de